企業における情報管理|PマークコンサルやISOについて

文書管理システムの有用性

男性

ISOの認証取得の際には多くの文書作成をする必要があります。そのため、日本企業の多くはISOの認証取得は文章作成が中心だと考えているでしょう。しかし、その本質は基準となるルール作りにあります。ルールを明文化し手順をマニュアル化して審査機関に提出するために文書作成が多くなってしまうのです。審査をクリアするためには文書のクオリティの高さも求められます。また、文書による審査をクリアしISOを認証取得したとしても認証取得したISOに基づいた活動を続けていくためにしなければならないことがあります。それは作成したISO文書の管理です。
多くの企業はISO文書の管理において紙文書やファイルサーバを使用していましたが、ISO文書というのは新しいルールの変更や追加、定期的確認等が必要になるためにその都度のバージョンアップが必要でした。そういった文書管理を行う際に紙文書やファイルサーバでは機能が適しておらず、その管理は困難なものでした。ISO文書管理システムを導入することでそういった問題は解決されます。膨大な情報量であるISO文書を管理するために文書管理システムを導入した際に得られるメリットは様々あり、その1つとして改ざん防止等のセキュリティ面の高さにあります。ISO文書の変更や追加は関係者のみにしか許されないため、適したセキュリティが必要なのです。次に、文書管理システムを使用すれば膨大な情報量であるISO文書から効率的に検索と参照を行うことができるようになります。また、ISO文書更新や追加、変更の際に必要な承認申請において、文書管理システムであれば効率的なワークフロー管理機能を実現しており、よりISO文書の管理が最適化されます。こういった様々なメリットにおいて、ISO認証取得後には文書管理システムの導入をすることをお勧めします。